セミナーレポート「伴走型CSサポートがお客様の健康管理システム運用を成功に導く2つのポイント」

本日は「健康管理システム運用を成功に導く2つのポイント」と題しまして、健康管理システムの導入をご検討されているご担当者様に向けて、他社事例なども交えてポイントをご紹介してまいります。 

1．課題の再認識～システム導入の難しさ～

健康管理システムの導入を検討されている皆さまのなかには、「導入後にうまく運用できるか不安」「導入後の活用イメージが湧かない」「他社の活用事例を知りたい」などと感じている方もいらっしゃるのではないかと思います。

実際に、社内のシステム導入で失敗したことがあると回答された方が4分の1だという調査結果もあり、システム導入の難しさがわかるのではないでしょうか。

失敗の理由としては2つ挙げられます。一つ目は、本セミナーでも重要なキーワードになりますが、システムを導入する目的が不明瞭だからです。
これまで100社以上のオンボーディングに関わってきましたが、導入から運用、活用までスムーズに進んでいらっしゃる企業様の共通点として、導入の目的が明確な点が挙げられます。当たり前のように感じられるかもしれませんが、目的が曖昧なまま勧めてしまっているケースは少なくありません。

二つ目は、使用後のサポートが不十分だった点です。
実際にシステムを使い始めてみると不明点が多く、問合せをしてもなかなか返事が来なかったり、回答がきても内容がわからなかったりすることがあるかと思います。できる限り、事前にデモ利用をして機能への理解を深める、オンボーディング期間のサポート体制について確認いただくなどしていただくのがおすすめです。

システムを導入する際、移行がきちんと完了できるか不安とのお声をいただくこともありますが、カスタマーサクセスからオンボーディング時にデータの連携方法をご案内し、手順を確認しながら進めてまいりますので、ご安心ください。ヘルプページやサポートデスクもご用意しております。

続いて、失敗事例をひとつご紹介します。

ある企業様で、medimentの導入前は外部業者を利用して紙のデータをPDF化し、電子データとして保存をされていました。導入後、結果としてペーパーレス化はできたものの、管理工数は改善できず、データの活用もできませんでした。ペーパーレス化自体が目的になってしまい、電子化したはいいものの結局効果がなかったという事例になります。

失敗を防ぐポイントは、ペーパーレス化の目的を明確にすることです。ペーパーレス化をした先の目的が業務効率化なのか、従業員様の健康増進をおこないたいのか、目的を明確にしてから手段を選択することが非常に重要です。

2．適切なゴール設定～オンボーディングの3ステップ～

システム導入を成功させるポイントは、適切なゴール設定と関係者との連携の2つです。
まずは適切なゴール設定について、medimentを導入いただいた際のオンボーディングのステップに分けてご紹介します。
medimentのオンボーディングは、以下の3つのステップで構成しております。

ステップ1．ゴール設定

一つ目のゴール設定では、medimentを導入して実現したいイメージについて明確にするため、導入いただいた企業様とは必ずゴールを決めております。このゴール設定がないと、「期待していたイメージと違う」「導入効果を実感しづらい」といったことに繋がりやすくなってしまいます。
ゴール設定の具体的な内容としては、以下の図のようにmedimentを導入する目的の深ぼりをおこない、明確にします。

よくいただく導入の目的を中央に4つ挙げました。それぞれの目的をもう一段階深掘りして、なぜ必要でなにが目的なのか、解像度を上げていきます。
例えば上から二つ目の業務効率化の場合、具体的にどの業務を効率化したいのか、現在負担になっている業務はなんなのか、健診結果のデータ化や再検査勧奨など、具体的に列挙します。

次に、導入の目的に優先順位を付けていきます。法令遵守が既にできている場合、優先度が一番高いのは業務効率化、次に健康経営、そして最後に従業員の意識向上を優先度3とします。

続いて、最優先課題である業務効率化における具体的な業務内容と現状、導入後の運用について整理します。例えば、健診結果のデータ化については現状Excelに手入力しているが、導入後はそれを全てmedimentでデータ化代行をしていくというような具合です。その中でも、業務に負担がかかっているところからさらに優先度をつけます。

先ほど優先順位を付けたものを踏まえて、ゴール達成の時期をスケジュールに落とし込んでいきます。

まずは契約開始から立ち上げ期を経て、優先度が高い健診結果のデータ化と再検査勧奨は3ヶ月を目途に実施していこうというふうに目標を立てていきます。
結果が全てそろいデータ化が完了した後は、次の目標として労基報告書の作成を半年以内に実施していきます。最後の産業医との連携については、管理者様の運用が慣れてきた1年以内を目途に実施するなど、優先度の高いものからここまで落とし込めると非常に理想的です。

ステップ2．ゴール達成までの施策提案

続いてステップの二つ目は、medimentがゴール達成までの施策をご提案します。こちらは実際に導入いただいた企業様にご提案したスケジュールです。

こちらのお客様は、最優先のゴール設定を業務効率化としておりました。具体的には本社で集約している健診業務を各拠点の担当者にも実施することです。仮に1月契約だった場合、導入の3ヶ月以内に従業員様への周知、従業員アカウントの発行、各事業所の管理者様へのレクチャー会を実施するという目標を立て、企業様とすり合わせました。

「導入いただいた3ヶ月以内に目標を立てる」というのがポイントです。他の優先業務もあるかと思うのですが、導入初期の短期間に集中してシステムに慣れていただくことで、その後の運用も円滑に進めていけるようになります。
ステップ3．振り返り
最後のステップでは、振り返りをおこないます。

medimentの伴走支援として、導入3か月後と1年後に振り返りを実施し、その時々の課題への対応策を提案しております。お客様からは、「導入3ヶ月後には問題なく進められそう」「質問への回答が早く、丁寧に対応してもらっている」「業務が楽になりそう」などのお声を頂戴しております。

さらに導入1年後の振り返りの際には、「健診結果配布などの紙管理をデータ化でき、業務負担が減った」「産業医による就業判定もシステム上で完結できるようになり楽になった」などのフィードバックをいただいております。

3．関係者との連携～健康管理担当者と関係3者～

健診システム導入を成功に導くポイントの二つ目は、関係者との連携です。

まず経営層と連携する際は、導入時に目的や導入後の達成目標の認識のすり合わせをすることが重要です。medimentの導入による効果は、1年後にカスタマーサクセスが実施する振り返りで、経営層の方に報告する資料などのサポートをさせていただいております。

次に健保組合様と連携すべきことは、健診結果のデータです。健保組合様から健診機関のデータをCSVで提供していただける場合がありますので、事前にご確認いただければと思います。
CSVでいただくことで、システムへの反映が早くでき、再検査勧奨や就業判定などの健康診断の事後措置をスムーズに進められます。

最後に、産業医と連携すべきことは就業判定や産業医面接など、非常に多いです。先生によってはシステム化に抵抗を持たれる場合がありますので、一部の機能からでも利用していただくことが重要です。労基報告書の承認や安全衛生委員会の議事録の確認など簡単な機能もございますので、少しずつご紹介いただければと思います。システムの説明は、カスタマーサクセスがオンラインで実施することも可能です。

medimentの導入による連携の効果は、システムでの情報連携ができますので、やはり作業効率化に大きく貢献できます。ぜひシステム上で産業医との連携を密にしていただければと思います。
medimentデモ画面のご紹介
ここからは、実際のデモ画面を投影しながらご紹介します。こちらは、産業医の先生が利用される就業判定の画面です。

先生が就業判定をすると、一人ひとりの健診結果が表示されます。これまで複数の健診機関でバラバラだったフォームが、統一した形式で見やすく表示されます。紙をめくるような感覚で、結果を確認できます。また、判定も人間ドック学会の基準値で統一されますので、色分けも非常に分かりやすいです。

あとは、お使いになられる機会が多い、面談記録機能のご紹介です。

面談予定や履歴を先生の方で確認でき、面談記録や意見書を残していけます。一番左の欄では面接内容や健診結果、ストレスチェックの結果も同じ画面でご覧いただけます。
先生が意見書を作成すると、このようなPDFが管理者様の画面で確認できます。

最後に管理者画面で、健診結果のアップロード方法をご紹介します。健診結果をアップロードする際は、PDFやCSV、XMLのどれでもこちらの画面からおこないます。

操作は非常に簡単で、健康診断の種類を選び、ファイルを選択してアップロードします。デモ画面のご説明は以上となります。

最後に、弊社のクラウド健康管理システム「mediment」について簡単にご紹介させていただきます。

medimentは、人事労務の担当者様の業務負担を減らして業務効率を上げるためのサービスです。 主な機能は健康診断業務の効率化、法令順守、データの活用、高リスク者のケアが実現できます。 
ストレスチェックの実施や結果の保存、過重労働の管理なども合わせて一元管理できるようになっております。 
サービス資料は以下からダウンロードできます。

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